Heb je als bedrijf een troebel beeld van hoe je financiën ervoor staan en zorgt dit voor veel onzekerheid? Erg begrijpelijk, maar het goede nieuws is: dat probleem is gemakkelijk op te lossen. Door bijvoorbeeld een goede liquiditeitsprognose te maken, neem je de controle terug in handen en kan je financiële situatie er ook nog eens op vooruit gaan. Hoe je dat precies doet? Wij helpen je op weg met onderstaand stappenplan.

Stap 1: zorg voor inzicht in lopende en verwachte inkomsten en uitgaven

Voor het opstellen van een liquiditeitsprognose is niet alleen de stand op je rekening van belang, maar ook alle inkomsten en uitgaven die al lopen en die je verwacht. Voor het verkrijgen van inzicht hierin, is het belangrijk dat je al deze afspraken en contracten erbij pakt. Aan de hand hiervan weet je vervolgens hoeveel dagen na het versturen van je factuur een debiteur moet betalen en binnen hoeveel dagen jij je leverancier dient te voldoen. Los van al deze afspraken is het ook verstandig om even terug te kijken. Als namelijk blijkt dat je ieder jaar te maken hebt met bijvoorbeeld seizoens- of andere invloeden, kun je daar het beste bij het opstellen van een liquiditeitsprognose ook rekening mee houden.

Stap 2: beoordeel of alle verwachte inkomsten en uitgaven reëel zijn voor de toekomst

Nu je het complete inzicht in alle afspraken omtrent inkomsten en uitgaven hebt, is het zaak om te kijken of deze ook naar de toekomst toe reëel te veronderstellen zijn. Hoe hard zijn de huidige orders die je in portefeuille hebt nu echt? Zijn alle huidige kosten nog wel nodig nu er bijvoorbeeld meer vanuit huis wordt gewerkt? Een uitgelezen mogelijkheid dus om tegelijkertijd alle uitgaven nog eens kritisch tegen het licht te houden. Ook is het raadzaam om de vraag te stellen of de uitgaven voor bijvoorbeeld energie volgend jaar niet sterk zullen stijgen als je weet dat je huidige contract aan het eind van het jaar afloopt. Het spreekt voor zich dat de op te stellen liquiditeitsprognose realistisch en betrouwbaar dient te zijn. Echter een prognose blijft een prognose. Het is zonde van je tijd om jezelf te verliezen in details en de kleinste bedragen tot de bodem uit te zoeken. Soms is het dan handiger om voor zaken die niet 100% zeker of duidelijk zijn een aanname te doen en deze voor jezelf goed vast te leggen in de prognose.

Stap 3: stel een liquiditeitsprognose voor langere termijn op

Als je overweegt om te investeren in een machine wil je niet alleen nu weten of je het gefinancierd kunt krijgen, maar ook of je aan de daaraan verbonden verplichtingen kunt blijven voldoen. Het heeft dan ook de voorkeur om een liquiditeitsprognose voor langere termijn op te stellen, in dit geval bij voorkeur voor de duur van benodigde financiering. Bovendien geeft een liquiditeitsprognose voor langere termijn je inzicht of je voldoende tijd hebt voor eventuele bijsturing als zaken ineens anders lopen dan gepland.

Stap 4: houd een minimale buffer aan

Het is verstandig voor een organisatie om voor het opvangen van risico’s en fluctuaties een minimale liquiditeitsbuffer aan te houden. Een veelgebruikte norm is een of twee maanden omzet, maar een redenering vanuit de risico’s en maandelijkse fluctuaties biedt meer inzicht. De eindstand liquide middelen dient gecorrigeerd te worden voor deze liquiditeitsbuffer om inzicht te verkrijgen in de daadwerkelijke vrije middelen. Daarnaast beschikt een organisatie veelal over een of meerdere uitstaande kredietlijnen. Dit tezamen wordt ook wel de headroom, ofwel de financiële speelruimte van de organisatie genoemd. Indien blijkt dat de minimaal benodigde buffer niet aanwezig is, is het raadzaam om hier alsnog zo snel mogelijk naartoe te werken door bijvoorbeeld het sneller innen van debiteuren. Maar ook een sale- en leasebackconstructie kan oplossing bieden aangezien de liquide middelen die hiermee vrijkomen direct als buffer kunnen dienen.

Stap 5: actualiseer periodiek de prognose

Aangezien de wereld waarin je onderneemt verre van statisch is, is het zaak om periodiek de prognose te actualiseren aan de hand van nieuwe ontwikkelingen en inzichten. Hoe snel dat dient te gebeuren hangt uiteraard af van de specifieke situatie. Het frequent actualiseren van de liquiditeitsprognose is echter niet alleen voor organisaties met (dreigende) liquiditeitsproblemen of in turbulente omstandigheden zeer relevant. Dit geldt net zo goed voor organisaties die hard groeien. Groei vergt veelal investeringen of forse voorfinancieringen terwijl de inkomsten pas later volgen. Een actuele en tijdige liquiditeitsprognose is ook in dat geval een stuurmiddel om onverantwoorde beslissingen tegen te gaan en in control te blijven.